Gestión de Proyectos Audiovisuales

Análisis de riesgos

El plan de gestión de riesgos (P.G.R.) se utiliza para identificar los riesgos potenciales que pueden afectar de algún modo los objetivos de un proyecto. Los riesgos pueden ocurrir en cualquier momento y en cualquier etapa, asociados con una tarea, una persona o un elemento externo al proyecto. Cualquier riesgo que se produzca más tarde tiene un impacto directo más grande que si se produce de inicio.

El PGR ayuda a minimizar el impacto de un riesgo o evitarlo totalmente, también determina las acciones a tomar para minimizar el impacto.

El plan de evaluación de riesgos antes de un proyecto es clave para el éxito del mismo.

Siguiendo la metodología ISO3100, existen las siguientes fases;

• Identificación, establece el contexto, simula escenarios de ejecución para identificar vulnerabilidades clave y estimar el impacto de ese riesgo concreto, y su consiguiente toma de decisiones.
• Análisis, ejecución de procesos de negocio en el proyecto.
• Evaluación. Evaluar y calibrar el proyecto y el proceso concreto detectado.
• Acción. El tratamiento, en base a las etapas anteriores, adaptar y gestionar los riesgos, readaptando el plan si es necesario.
• Seguimiento y Auditoria de las discusiones y mitigación de los riesgos del proyecto.

En un proyecto, el gestor de riesgos, normalmente el Project Manager, es responsable de hacer una evaluación del riesgo global que identifica, revisa y analiza los riesgos, y los evalúa con el equipo y las partes interesadas, asignando importancia y prioridad.

Trabajar y comunicar el progreso de los riesgos más graves es fundamental, y en esta tarea se involucra directamente al cliente para que tenga constancia clara de las amenazas y planes que existen.

Es importante determinar fechas realistas de finalización y trabajar para cumplir las fechas, así como llevar a cabo de forma proactiva las siguientes acciones:

• Mitigar los riesgos en el nivel apropiado (es decir, proyecto, equipo, sub-equipo) y tiempos.
• Comunicarse, mantener informados a los actores clave sobre el estado actual de riesgo.
• Documentar la historia y mitigación del riesgo real previsto. Esta documentación sirve como un elemento clave para el análisis de la causa raíz, aprendizaje, métrica y análisis de riesgos. También es la mejor forma de no tropezar dos veces en la misma piedra.

En caso de alto impacto, de riesgos inminentes, es necesaria una decisión rápida que gire la situación, según lo determinado por el gestor de riesgos.

Tareas que se deben realizar:

• Mantener el Plan de Gestión de Riesgos de acuerdo a los procedimientos de gestión.
• Generar informes de riesgo, incluyendo las tendencias y análisis de métricas, para reuniones de riesgo y las solicitudes ad-hoc.
• Aclarar, consolidar y documentar los riesgos.
• Mantener y controlar los datos del registro de riesgos.
• Supervisar el estado de la mitigación de riesgos.
• Comunicar el estado a los propietarios de cada riesgo.
• Escalada de comunicación si no se cumplen los plazos previstos acción de mitigación.
• Ejecutar el proceso de cierre de riesgo.

Propietario del riesgo

El propietario del riesgo es la persona a quien el Equipo de Gestión de Riesgo (EGR) asigna la responsabilidad de mitigar un riesgo. Esta asignación se basa en el tipo de riesgo y se entrega a un miembro del equipo que está preparado para mitigar ese riesgo.

El cliente, o promotor del proyecto; directores y / o gerentes; también pueden necesitar estar alineados con un riesgo determinado para asegurar un apoyo adecuado. Esto sucede muy a menudo en proyectos con requerimiento de Gestión del Cambio, que afecte al personal en el uso de nuevas herramientas o tecnologías.

Identificación de riesgo

Identificar los riesgos que puedan afectar el resultado del proyecto, documentarlos en el registro de riesgos del proyecto, asignar cada riesgo a un propietario, proporcionar estado y responsable.

Análisis de riesgo

Actualizar el Registro de Riesgos con la priorización de proyectos y la categorización de los riesgos derivados de los análisis detallados, además de una evaluación probabilística general del proyecto y la consecución de sus objetivos de costes, tiempo y calidad.

El nivel de riesgo se determina por el impacto.

Planificación de Respuesta a los Riesgos

Realizar revisiones para desarrollar estrategias que mitiguen los riesgos.

Actualizar el Registro de Riesgos con la propuesta para cada evento de riesgo y un Plan de Gestión de Proyectos actualizado.

Supervisión y Control de Riesgos

Supervisión y Control de Riesgos para la identificación, análisis y planificación de nuevos riesgos identificados, monitorear los riesgos identificados previamente, y la re-evaluación de los existentes para verificar si las estrategias planificadas de respuesta tienen eficacia.

Seguimiento de Riesgos

• Revisiones programadas según el plan de proyecto.
• Controles del riesgo
• Validar las estrategias y alternativas de mitigación de riesgo.
• Establecer comunicaciones, según corresponda.

Procedimientos de escalado de un riesgo

El EGR escalará sólo aquellos riesgos que impacten significativamente los objetivos del proyecto, presupuesto, programación temporal, gestión del cambio, rendimiento técnico y rendimiento de negocio del proyecto. Además, el EGR escalará los riesgos que requieran una involucración de organizaciones cruzadas (terceros), que sean controvertidos, o requieran la participación y / o decisiones de la alta dirección.

Reuniones EGR

Las reuniones del EGR se llevan a cabo y son dirigidas por el gestor de riesgos.

Los asistentes a la reunión serán los miembros del equipo de proyecto operativo, se discutirán viejos y nuevos riesgos.

Los creadores de un riesgo deben presentar el nuevo riesgo y proporcionar los detalles necesarios. Los responsables de los riesgos proporcionan actualizaciones para todos los otros riesgos.

Retroalimentación y Procesos de Información

El EGR proporciona informes y retroalimentación como parte del proceso de gestión de riesgos. Después de que el EGR se reúna, se notifican los resultados de las reuniones a los originadores de riesgo y responsables de los riesgos (es decir, el estado de los nuevos riesgos presentados, nuevas asignaciones de riesgo y los riesgos aprobados en el cierre) a través del acta de Reunión de la gestión de riesgos.