La gestión de proyectos y el mundo Agile

Seguramente todos os habéis planteado alguna vez si en este mundo de la ingeniería y los servicios broadcast puede tener cabida y sentido el mundo Agile. Porque, claro, la primera vez que todos nos aproximamos un poco a esa “palabra”, empezamos a escuchar términos totalmente desconocidos para nosotros unido a ámbitos o sectores en los que se ha desarrollado: que si Canvas, Backlog, Scrum, Daily, que si la metodología Agile comenzó en los entornos de desarrollo software, que si el Scrum se empezó a utilizar por Toyota en sus cadenas de producción, etc. Y claro, la pregunta obligada aquí es: si yo no tengo conocimiento de todos esos términos, no soy desarrollador de software ni trabajo en Toyota u otro fabricante de coches, puedo utilizarlo? Me resultará útil? Puedo hacer más eficiente con Agile mi forma de trabajo?

Pues bien, en mi experiencia, las metodologías, herramientas, marcos de trabajo o ideas Agile se pueden aplicar casi a cualquier ámbito. ¿Por qué? Pues porque no se trata de una filosofía rígida y cerrada en la que hay que seguir unos procesos y flujos de trabajo encorsetados y previamente definidos. Es un planteamiento que te permite realizar tareas de forma más ágil y enfocando los objetivos a conseguir resultados en un periodo corto de tiempo. De hecho, existen tantas “cosas” asociadas a la palabra Agile, ya sean marcos de trabajo, aproximaciones, metodologías, herramientas, aplicaciones (Scrum, Kanban, Lean, Taiga, Extreme Programming (XP), Marco de proyectos adaptativo (APF)…), etc. que a veces uno piensa que si no sigue estrictamente todo eso no lo está haciendo bien. Y en mi percepción, ahí es dónde está el fallo. Es verdad que hemos de valorar las diferentes soluciones que esta metodología nos ofrece, porque puede que no todas ellas estén pensadas para nuestro ámbito, tipo de trabajo o sector, pero una vez seleccionada la parte que nos interesa, podremos hacer uso de ella para conseguir una mejora sustancial en la calidad de nuestro trabajo. 

Qué implica entonces seguir una metodología Agile en la gestión de proyectos? Pues bien, se trata de incluir en la gestión de proyectos herramientas y metodologías ágiles que aporten a éstos una mayor rapidez y flexibilidad, mediante iteraciones con entregas más rápidas, agilidad en los procesos y colaboración constante de todas las partes para responder de forma óptima a las necesidades del cliente. Por supuesto, todo esto sin perder el objetivo final de la buena gestión de un proyecto que es desarrollar aquello solicitado por el cliente en tiempo, forma y costes.

Las principales fases de la gestión de proyecto en Agile, son bastante lógicas y no difieren tanto de las de cualquier otro tipo de gestión:

1. Concepción o visualización: es la fase inicial en la que se conceptualiza el proyecto, se identifican exactamente las necesidades de nuestro cliente y se definen las diferentes partes que van a participar en el proyecto. Esta fase se lleva normalmente a cabo por los equipos de preventa de las empresas.
2. Especulación: esta fase ocurre justo a continuación de la anterior, y en ella el equipo de trabajo de ingeniería crea los requisitos iniciales del proyecto y se identifican los hitos del calendario del proyecto. Normalmente esto se da una vez adjudicado el proyecto, en la fase inicial del mismo, junto con el cliente, donde ya se entra a un mayor nivel de detalle.
3. Exploración: se trabaja en el proyecto con los diferentes hitos individuales establecidos, centrándose en los flujos y entregables de cada fase, que permitirán tener un feedback del cliente.
4. Adaptación: se revisan los resultados entregados y se llevan a cabo las adaptaciones, cambios o modificaciones necesarios para que el proyecto cumpla los requisitos y expectativas del cliente final.
5. Cierre: se analiza el proyecto completo y los problemas encontrados durante el desarrollo del mismo para evitar que se puedan repetir en el futuro en ampliaciones u otros proyectos.

Por último, merece la pena señalar algunas de las principales ventajas de la gestión de proyectos en Agile, entre las que se encuentran, principalmente:

• la mejora en el resultado final del proyecto, gracias al desglose del proyecto en subtareas y a las iteraciones que ofrecen una mejora continua de los proyectos;
• la mayor flexibilidad que se puede aportar a los proyectos, ya que, la metodología Agile se plantea desde el cambio constante, por lo que no suponen ningún problema los cambios que pueden ir surgiendo en los proyectos (al contrario de lo que ocurre con otras formas de proceder en los proyectos). Esta flexibilidad, sin duda, ofrece un gran valor diferencial al cliente.
• mayor control y seguimiento del proyecto, que permite anticiparse y minimizar los problemas que puedan surgir en el desarrollo del mismo;
• mayor motivación y trabajo en equipo, esta metodología considera al equipo de trabajo multidisciplinario una pieza clave a la hora de enfocar cada tarea, por lo que se les entregan todas las herramientas que necesiten, se les motiva haciéndoles partícipes del proyecto y se les da la capacidad de autogestionarse. Todo ello incentiva la participación dentro del equipo y permite una mejor organización del trabajo por equipos y roles.
• y por último y no menos importante una mayor satisfacción del cliente. La máxima prioridad es el cliente, se cuenta con él, se le reporta durante todo el ciclo de vida del proyecto y se le van haciendo entregas que le permiten ir visualizando el resultado y modificando “on the fly” todo aquello que no se ajuste a sus necesidades.

“Agile es una mentalidad de liderazgo, para fomentar el trabajo en equipo, la autoorganización y la responsabilidad”, quién no querría eso para sus proyectos? Compañías como Amazon, Apple o Spotify ya lo utilizan, por qué nosotros no?